Comunicarea poate sa reprezinte unul din cele mai mari obstacole in realizarea dezideratelor unui proiect (indiferent daca abordarea se face in termeni de timp, cost sau calitate).
Desi, din pacate, nu multi participanti din cadrul proiectului constientizeaza pericolul pe care il reprezinta o comunicare defectuoasa (fie ei clienti, contractori sau mai grav manageri de proiect), de cele mai multe ori efectele negative(intarzieri, depasiri de bugete etc.) nu pot fi cuantificate.
De aceea, planul de comunicare in faza de planificare a proiectului are un rol foarte important, chiar daca la prima vedere pare pur formal.
Experienta ne invata ca la “momentul adevarului” in faza de implementare, acolo unde solicitarile de schimbare pot fi pierdute de sub control datorita presiunii deseori insuportabile (exercitata mai ales asupra managerului de proiect), fara o comunicare eficienta, totul se poate transforma intr-o catastrofa.
Cel mai indicat este ca managerul de proiect sa fie implicat direct in discutiile cu clientul fie el intern sau extern. Se poate intampla ca, din motive de confidentialitate sau de alta natura, sa se decida altfel. Indiferent de situatie, comunicarea scrisa este obligatorie, un instrument indispensabil fiind minuta intalnirii, pe care trebuie sa o agreeze toate partile implicate.
Am cunoscut manageri de proiect (mai ales in cadrul proiectelor de constructii civile) care notau concluziile intalnirii “din teren” pe orice bucata de hartie aveau la indemana, dupa care ne ruga pe toti cei prezenti sa semnam. Ulterior, multiplica “minuta” si ne trimitea cate o copie tuturor celor implicati – astfel omul era “acoperit”, iar noi lamuriti. Fireste, acestea sunt cazuri extreme, dar ancorate in realitate.
In concluzie, este de datoria managerului de proiect sa se asigure ca toti participantii la proiect respecta circulatia fluxului informational, prin impunerea cu diplomatie a unei discipline inca dinaintea lansarii oficiale si tot cu diplomatie are datoria de a informa actionarii principali si mai ales sponsorul proiectului de orice deficienta de comunicare.
Si uite asa, iar ajungem la abilitati : diplomatie, deschidere, curaj, integritate si multa, multa disciplina.
