Imagineaza-ti urmatoarea situatie:
Esti la birou si telefonul suna in timp ce raspunzi la emailuri. In acelasi timp observi ca un coleg se apropie de biroul tau cu intentia clara de a-ti solicita o intrevedere. Ce alegi sa faci?
a) Raspunzi la telefon in timp ce citesti emailurile . Colegul tau trebuie sa astepte sa termini convorbirea.
b) Te opresti din ce faci, ignori telefonul si discuti cu colegul.
c) Ignori telefonul si pe colegul tau si continui sa lucrezi cu emailurile.
d) Nici un raspuns corect.
Raspuns corect: d) nu exista nici un raspuns universal corect. De ce? Pentru ca exista o multitudine de factori care iti afecteaza decizia din momentul respectiv. Si doar tu stii cel mai bine ce ai de facut.
Pentru a lua decizia cea mai potrivita in acel moment, e necesar sa iti raspunzi la urmatoarele trei intrebari:
1.care este cel mai important lucru pentru mine pe care trebuie sa il fac ACUM?
2.ce deadline-uri am pe care trebuie sa le respect?
3.ce se intampla daca nu fac acest lucru acum? (aceasta este poate cea mai importanta intrebare din managementul timpului)
Iata mai jos o lista cu cei mai intalniti 25 “hoti de timp” care invadeaza si irosesc timpul managerilor:
1.taraganarea activitatilor
2.incapacitatea de a spune NU
3.sedinte neplanificate
4.sedinte inutile sau slab conduse
5.lipsa unei directii clare de actiune
6.obiective nescrise
7.planificare deficitara sau lipsa planificarii
8.telefoane inutile
9.faptul ca uiti sa faci anumite lucruri
10.neascultarea– cand nu esti “prezent” in discutii
11.controlul excesiv al celorlalti
12.lipsa unor deadline-uri clare
13.indecizia
14.lipsa delegarii sau delegare ineficace
15.oboseala
16.perfectionismul
17.preluarea activitatii altora
18.comunicare deficitara
19.dezorganizarea – timp pierdut cu cautarea diverselor lucruri (documente, fisiere, informatii)
20.emailurile de tip “junk”
21.timp irosit on-line
22.vizitatori neprogramati/neinvitati
23.crizele si rezolvarea problemelor in stil pompieristic
24.nefinalizarea actiunilor intreprinse
25.asteptarea (cand altii intarzie la intalniri, cand astepti o informatie pentru a –ti putea continua activitatea, etc)
Selecteaza din lista cei mai importanti 5 “hoti de timp” si stabileste-ti un plan de “exterminare” – ce vei face de maine pentru a-ti administra mai bine timpul ?
