Se apropie sezonul concediilor, de aceea in aceasta perioada s-ar putea ca, pe langa pregatirile de vacanta si munca obisnuita, sa primim si sarcini ale colegilor care pleaca in concediu.
In urmatoarele randuri, va propun niste pasi pentru a putea prelua cu succes sarcinile colegilor plecati fara a-i deranja in vacanta.
In primul rand va trebui sa verificati periodicitatea sarcinii pe durata lipsei.
- Pentru activitatile periodice (ex. sedinte de departament sau echipa, rapoarte) e bine sa stabiliti agenda impreuna si sa aflati care sunt asteptarile echipei (modul de a da sarcinile, verificarea lor, timpul alocat sedintei, posibile conflicte in echipa) sau ale beneficiarului raportului (tipul de informatii, nivel de detaliu). Astfel,veti evita diferentele aparente de calitate.
- Pentru activitatile care nu au o anumita periodicitate (ex. activitatea in cadrul unui proiect, relatiile cu clientii) este ideal sa le trasam clar in timp, sa stabilim stadiul initial si stadiul final. Trasarea in timp va reduce sau chiar elimina posibilele interferente cu programul propriu.
- Aflarea stadiului initial (cat de avansat e proiectul, in ce etapa se afla relatia cu clientul, ce informatii sunt necesare si de unde le obtinem) va garanta ca nu vor fi sincope cauzate de lipsa persoanei responsabile. Acest lucru va scadea probabilitatea aparitiilor unor crize in cadrul proiectului sau a unor nemultumiri din partea clientilor.
- Stadiul final se refera la asteptarile in cadrul proiectului sau asteptarile clientilor. In aceasta perioada e posibil sa se intample anumite evenimente critice (semnari de contracte, intalniri, evaluari ale activitatii, ajustari in planificare etc.). Daca nu suntem pregatiti pentru aceste evenimente, vom influenta in mod negativ calitatea activitatilor.
Respectand acesti pasi, ne vom asigura ca acel coleg care se intoarce din concediu nu va intra intr-o zona de criza din prima zi si in plus vom pleca si noi in concediu cu un bagaj de stres mai mic.
PS: pentru orice eventualitate, cereti-i totusi colegului inainte de a pleca in concediu sa-si activeze roaming-ul. 🙂